Habilidades

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Habilidades

Definición

Las habilidades son una característica del sistema mediante la que se le indica qué empleados pueden realizar los diferentes servicios

De esta forma el sistema obtiene su inteligencia para determinar si hay disponibilidad para una cita para cada servicio o no sabiendo qué empleados pueden realizar el servicio.

Ejemplo: imagina que tienes que programar para la misma hora 2 dos servicios de tratamientos corporales en el sistema y, que tienes 1 un único empleado en ese turno de horario que puede realizar esos tratamientos entonces el sistema controlará que sólo tienes 1 una disponibilidad en ese momento evitando que se origine el caos en tu negocio por la programación de citas que no vais a poder atender a la hora programada para los clientes.  Esta funcionalidad también se aplica para el sistema de reservas de citas online y desde la APP para smartphones que utilizan los clientes si tienes incluido en tu plan de servicios contratado estos sistemas. 

Aconsejamos tener en un listado con el menú de servicios y qué empleados pueden realizar cada servicio (y  de paso qué recursos son necesarios o se pueden seleccionar para la realización del servicio). De esta forma se puede controlar en el tiempo cualquier cambio que deba ser realizado de las Habilidades en el sistema. 

Si en tu negocio cualquier empleado puede realizar cualquier servicio no es necesario que configures las Habilidades en el sistema. 

Ten en cuenta que si en tu negocio utilizas recursos (cabinas, salas, aparatología...) para la realización de los servicios que ofreces, éstos se crean desde Configuración->Recursos  creando cada recurso que utilices y agrupándolos en categorías de recursos. Se configuran o vinculan a los servicios desde esa misma sección o directamente en la sección de Servicios Configuración->Servicios  para que el sistema pueda controlar su disponibilidad en la programación de citas.

Si 

Creación / modificación / eliminación de Habilidades en el sistema

Accedemos a Configuración->Habilidades
En esta pantalla podrás crear Habilidades en el sistema haciendo clic en el botón Nuevo e introduciendo el nombre que deseas dar a esa nueva Habilidad (aconsejamos que sea un nombre que te permita identificar claramente que servicios tendrán esa habilidad en el sistema por ejemplo si ofreces distintos servicios de coloración de cabello puedes nombrar una Habilidad como Servicios Color o Color o para tus servicios de tratamientos corporales puedes tener una Habilidad nombrada Corporales). Una vez escrito el nombre pulsa la tecla Intro o Enter en tu teclado o clica en cualquier lugar de la pantalla para que quede registrado en el sistema. 
Si deseas modificar el nombre de una Habilidad selecciónala modifica el nombre y clica en cualquier lugar de la pantalla o pulsa tecla intro/enter del teclado para que se guarde en el sistema la modificación.

Si tienes que eliminar una Habilidad en el sistema selecciónala y haz clic en el botón Borrar
Si la Habilidad no tenía ningún servicio, empleado ni recurso configurados el sistema te mostrará una pantalla para que confirmes que deseas eliminar la habilidad para confirmar y que la habilidad sea eliminada del sistema haz clic en el botón Sí. De lo contrario si tuviste un error y no deseas eliminar esa habilidad haz clic en el botón No. 

Si por el contrario la Habilidad tiene configurados servicios y/o empleados el sistema te advertirá con este mensaje en un pantalla emergente. 
Muy importante: antes de eliminar una Habilidad revisa que realmente no la necesites para indicar al sistema qué empleados pueden hacer los servicios que precisaban de esa Habilidad. Es un cambio que no vas a poder deshacer teniendo que configurar nuevamente la Habilidad a todos los empleados y servicios que la tenían asociada. 

Configuración de Habilidades en el sistema

Accedemos a Configuración->Habilidades
Seleccionamos la Habilidad que deseamos configurar y hacemos clic en el botón Servicio que hallarás en la parte inferior central de la pantalla. 


El sistema nos muestre la pantalla Configuración de habilidades de Servicio para Habilidad seleccionada  seleccionas de la sección Servicios el servicio o los servicios que deseas asociar a esa Habilidad (marcando el recuadro de color gris más intenso) y haces clic en el botón Añadir. Para finalizar la asignación de servicios a la Habilidad haz clic en el botón Hecho de la pantalla y ésta se cerrará.


A continuación con la Habilidad seleccionada haz clic en el botón Empleado para configurarla asignándole el Empleado/los Empleados que están capacitados para realizar el servicio/los servicios que has asignado a esa Habilidad anteriormente. 


El sistema nos mostrará la pantalla Configuración de habilidades de Empleado de la Habilidad seleccionada seleccionas de la sección Empleados el empleado o los empleados que deseas asociar a esa Habilidad (marcando el recuadro de color gris más intenso) y haces clic en el botón Añadir. Para finalizar la asignación de empleados a la Habilidad haz clic en el botón Hecho de la pantalla y ésta se cerrará.

Repite esta operación para cada Habilidad que hayas creado.

Para finalizar y cerrar la pantalla de Habilidades y que se registren todos los cambios haz clic en el botón Hecho. 

Asignación de Habilidades a nuevos Empleados / Modificar Habilidades de Empleados 

Nuestro sistema Shortcuts significa "Atajos" en su traducción al español y, haciendo honor a este nombre, te va a permitir configurar y efectuar modificaciones a las Habilidades desde distintas pantallas adaptándose así a tu modo de operar y simplificando tu gestión.
Tanto puedes asignar empleados a una habilidad, revisar las que tienen o no asignadas, hacer tus cambios desde la pantalla de Habilidades (Configuración->Habilidades ) como desde la pantalla de Empleados en cada ficha de Empleado.

Al dar de alta o al modificar los detalles de un empleado/colaborador en el sistema accede a Configuración->Empleados 

En el desplegable Alias puedes seleccionar un empleado para modificarlo | o bien crear uno nuevo haciendo clic en el botón Nuevo

Si clicas en el botón Habilidades el sistema te mostrará la pantalla de las Habilidades para Empleado en la que podrás revisar/ asignar / Eliminar asignación de las habilidades que debe tener ese empleado en el sistema. Seleccionas la habilidad (o habilidades marcando el recuadro de color gris más intenso) y haces clic en el botón Añadir. (o en el botón Añadir todos si ese empleado debe tener todas las habilidades, es decir, puede realizar todos los servicios que ofreces en tu negocio). Para finalizar la asignación de habilidades haz clic en el botón Hecho de la pantalla y ésta se cerrará.
Para guardar los cambios de ese empleado haz clic en el botón Hecho de la pantalla de Empleados finalmente. 


Asignación de Habilidades a los Servicios al crear nuevos servicios

Nuestro sistema Shortcuts significa "Atajos" en su traducción al español y, haciendo honor a este nombre, te va a permitir configurar y efectuar modificaciones a las Habilidades desde distintas pantallas adaptándose así a tu modo de operar y simplificando tu gestión.
Tanto puedes asignar servicios a una habilidad, revisar los que tienen o no asignados, hacer tus cambios desde la pantalla de Habilidades (Configuración->Habilidades ) como desde la pantalla de Servicios en cada ficha de servicio.

Al crear o al modificar los detalles de un servicio en el sistema accedes a Configuración->Servicios
Despliegas los servicios que incluye cada categoría de agrupación de los servicios haciendo clic en el símbolo + de la categoría.
Seleccionas el servicio y haces clic en el botón Habilidades. 


El sistema nos mostrará la pantalla de Habilidades para el servicio seleccionado en la que puedes seleccionar la Habilidad que debe tener asociada ese servicio para indicar al sistema cuál es la habilidad requerida y controlar entonces qué empleados la tienen asociada esa habilidad para poder realizar ese servicio y así detectar si hay disponibilidad para programar las citas o no. Seleccionas la Habilidad en la sección de Habilidades, haces clic en el botón Añadir y para finalizar en el botón Hecho.

Repite esta operación para cada servicio al que desees configurar la Habilidad necesaria que deben tener los empleados asociada en el sistema para realizar ese servicio. 

Muy importante: cada servicio sólo puede tener configurada 1 única Habilidad NO puede tener más, sino estaríamos dándole ordenes contradictorias al sistema y la funcionalidad de control de revisión de habilidades para controlar y/o ofrecer la disponibilidad para la programación de citas sería errónea.
En cambio un Empleado SÍ puede tener configuradas varias habilidades en el sistema si puede realizar diferentes servicios y por tanto tiene esas habilidades.
Así como también una Habilidad SÍ puede tener configurados varios servicios si para realizar todos esos servicios se requiere simplemente esa misma habilidad.
Importante también destacar que las Habilidades tienen que ser creadas pensando siempre en la realidad del negocio y, si es necesario crear habilidades adicionales debido a la especialización de algunos empleados que son los únicos que pueden realizar un determinado servicio pues sería lógico entonces crear 1 una habilidad aunque sea para un 1 único servicio que puede realizar 1 un único empleado. 

Ejemplo:
Habilidad (Color)
Habilidad (Color Avanzado)
Habilidad (Color Balayage)
Habilidad (Manicuras)
Habilidad (Uñas Gel)

Servicio/s (Coloración retoque de raíces / Coloración Permanente )  => Habilidad (Color)
Servicio/s (Coloración rMechas, Coloración Reflejos, Decoloración)  => Habilidad (Color Avanzado)
Servicio/s (Coloración Balayage) => Habilidad (Color Balayage)
Servicio/s (Manicura, Manicura Spa...)  => Habilidad (Manicura)
Servicio/s (Uñas Gel, Retoque Uñas Gel...) => Habilidad (Uñas Gel)

Empleado (Maria)  => Habilidad/es (Color)
Empleado/s (Lucca) =>  Habilidad/es (Color / Color Avanzado)  
Empleado/s (Rachel) =>  Habilidad/es (Color / Color Avanzado / Color Balayage)  - aunque en este caso si deseamos que se le asignen citas reservadas online únicamente de los servicios más especializados podemos omitir la habilidad más básica que aunque sepa hacerla no nos interesa tal vez al negocio que se reserve con ese empleado la cita  => Habilidad/es (Color Avanzado / Color Balayage) 
Empleado/S (Carlota) => Habilidad/es (Manicuras)
Empleado/S (Inés) => Habilidad/es (Manicuras / Uñas Gel)

Revisar qué Habilidades tienen asociadas los Servicios 

Accediendo a Configuración->Servicios
Despliegas los servicios que incluye cada categoría de agrupación de los servicios haciendo clic en el símbolo + de la categoría.
Seleccionando en la parte superior de la pantalla cualquier columna (Precio, Hora, Pausa, Puntos....) con un clic (derecho utilizando el ratón) nos aparecerá un menú de opciones de columnas a mostrar clicamos en la opción Habilidades. 
Así nos aparecerá esta columna y podremos revisar qué habilidades tienen asignadas nuestros servicios en el sistema. 
Recuerda que sólo pueden tener 1 una.  Si tienen más de una deberás desasociar del servicio la que no sea correcta como se detalla en la configuración de habilidades a los servicios. 



TIP Info Extra

¡Ah! Recuerda que en cualquier pantalla o sección del sistema en el que se muestren columnas puedes hacer clic para seleccionar del menú de opciones las columnas que desees o no que se te muestren. También puedes regular el ancho de las columnas. Y, por último bloquear/desbloquear la edición de columnas para que se queden tal y como las has definido finalmente.